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La importancia de cuidar la comunicación interna y externa de una empresa (I)

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NFON teletrabajo

La situación provocada por el COVID-19 ha aumentado la preocupación por la comunicación interna y externa en las empresas. Durante el estado de alarma, hasta un 65% de las empresas apuntaron a que iban a intensificar su comunicación. Pero deben tener claro qué herramientas son las más efectivas para ello.

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Una empresa necesita dar a conocer lo que hace y qué productos y servicios desarrolla, comercializa o fabrica. Por eso, la comunicación es muy importante para las compañías. Gracias a la comunicación interna y externa de una empresa, la labor se puede realizar tanto de cara a los consumidores y otras empresas, como entre sus propios trabajadores. Ambas son igual de importantes, pero como señala NFON, no siempre las empresas son conscientes de la importancia de ambos tipos de comunicación, y en ocasiones se deja de lado la comunicación interna, lo que puede perjudicar a la empresa.

La comunicación interna se refiere a todos los canales y sistemas de información que hay en una empresa o en una organización para dar a conocer todo tipo de datos sobre la entidad entre los trabajadores. Es decir, es el tipo de información que se lleva a cabo para trasladar datos entre departamentos, áreas o grupos de trabajo de una compañía. La comunicación interna en la empresa tiene tres niveles: la que se emite desde la dirección a los trabajadores, la de los trabajadores hacia sus superiores y la que se produce entre empleados del mismo nivel o departamento.

Esta comunicación debe ser clara y realizarse siempre según la normativa establecida en la compañía. Además, en muchos casos es confidencial, y debe indicarse así cuando la información no debe salir o bien de la empresa o de un departamento.

Para una empresa es importantísimo poner en práctica una buena comunicación interior. No hacerlo puede costar caro a la empresa, no solo en cuanto a trabajadores mal informados o comunicados, sino también en términos económicos, ya que puede ocasionar pérdidas. Por eso, es importante llevar a cabo una planificación cuidadosa, y es necesario establecer a través de qué canales se van a llevar a cabo las comunicaciones. En general, los trabajadores de las empresas con mejores políticas de comunicación interna también están más motivados y tienen un mayor sentimiento de pertenencia a la compañía.

Para poder llevar a cabo los planes de comunicación interna de una empresa se pueden utilizar diversas herramientas y canales, aparte de las reuniones presenciales, ya sea entre departamentos o de la empresa al completo. Algunos ejemplos son las videoconferencias, los sistemas de reuniones virtuales, las newsletters o el correo electrónico. Este último suele emplearse sobre todo en circulares a toda la compañía o bien para la comunicación únicamente a empleados determinados.

Estos sistemas pueden apoyarse en la tecnología para mejorar las posibilidades de comunicación. Por ejemplo, los sistemas de telefonía en la nube para las videoconferencias o las videollamadas. Gracias a estos, las videoconferencias serán más estables y ofrecerán más capacidad, y la comunicación interna será más fluida y supondrá un menor coste.

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